>Een raad van bestuur of algemene vergadering op afstand in tijden van Corona: wat laat de wet toe?
sport

Door Sofie Mombaerts – 25/03/2020 – In de kijker

een raad van bestuur of algemene vergadering op afstand in tijden van corona:
wat laat de wet toe?

De Coronacrisis laat ook op het economische leven haar sporen na. In vele sectoren is thuiswerk de norm en de vereiste “social distance” laat het momenteel niet toe om vergaderruimten te vullen. Deze vaststelling dwingt bedrijfsleiders om creatieve alternatieven te bedenken voor de vergaderingen die in normale omstandigheden fysiek zouden plaatsgevonden hebben.

Gelukkig biedt de wet veel mogelijkheden.

Het voorjaar is voor vele vennootschappen het ogenblik waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd. Ook andere beslissingen kunnen mogelijkerwijze niet wachten tot de Coronacrisis geweken is: een bestuursmandaat dat vervalt, een dringende kapitaalverhoging in de nv, etc. Onthoud daarbij dat de algemene vergadering in beginsel niet fysiek hoeft samen te komen.

Tenzij de statuten anders bepalen, mogen de aandeelhouders zich vooreerst door een lasthebber (al dan niet een andere aandeelhouder) laten vertegenwoordigen. De statuten kunnen de aandeelhouders ook toelaten om hun stem vooraf schriftelijk uit te brengen. Beide modaliteiten veronderstellen dan wel dat de andere aandeelhouders wel in algemene vergadering bijeenkomen.

De statuten kunnen aandeelhouders tevens de mogelijkheid bieden om op afstand deel te nemen aan een algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel dat de aandeelhouders toelaat om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om hun stemrecht uit te oefenen (denk bijvoorbeeld aan Skype, Zoom, etc.)

Indien de statuten deze mogelijkheid niet voorzien, kan de algemene vergadering ook volledig schriftelijk en zonder beraadslaging verlopen. Dit kan echter uitsluitend voor beslissingen waarmee alle aandeelhouders het eens zijn. In dat geval worden de notulen van de algemene vergadering bezorgd aan alle aandeelhouders die deze afzonderlijk ondertekenen en terugzenden. Nuttig om te weten is dat het hierbij niet vereist is dat de notulen per post worden rondgestuurd om elke aandeelhouder op hetzelfde document te laten ondertekenen. Elke aandeelhouder mag een eigen exemplaar tekenen. De verschillende ondertekende documenten samen vormen dan de notulen. Let op, schriftelijke besluitvorming kan niet voor besluiten die bij authentieke akte moeten genomen worden (zoals een statutenwijziging).

Het is daarbij trouwens absoluut niet nodig om de notulen op te stellen alsof de vergadering wel fysiek plaatsvond. Vermeld dus niet in de aanhef dat de vergadering plaatsvond op die datum, om dat uur, op die plaats. Dit maakt strikt gezien zelfs een valsheidsmisdrijf uit. Het volstaat om te vermelden dat de procedure van de eenparige schriftelijke besluitvorming werd gevolgd.

Ook de raad van bestuur is in principe een orgaan van beraadslaging. Dit houdt in dat bestuurders overleggen en vervolgens, al dan niet bij consensus, tot een besluit komen. Vergaderen van op afstand is daarbij toegestaan, al is het ook hier in beginsel vereist dat een simultane interactie tussen de bestuurders mogelijk is (bv. via een telefoongesprek of Skype).

Nieuw sinds de invoering van het wetboek vennootschappen en verenigingen is dat de besluiten van een collegiaal bestuursorgaan nu ook schriftelijk en eenparig kunnen genomen worden, tenzij de statuten dit verbieden. Ook in de raad van bestuur kunnen de bestuurders elk op een afzonderlijk document ondertekenen en dit terugsturen naar de zetel.

Oplettendheid is wel vereist voor naamloze vennootschappen die hun statuten nog niet in overeenstemming brachten met het nieuwe wetboek.  Onder het oude nv-recht konden raden van bestuur enkel schriftelijk vergaderen wanneer de dringende noodzakelijkheid en het belang van de vennootschap dit vereisten. Bovendien waren sommige beslissingen (bv. het vaststellen van de jaarrekening) uitdrukkelijk uitgesloten van de schriftelijke besluitvorming. Indien de statuten van de nv nog verwijzen naar deze voorwaarden, moeten deze voorwaarden nog altijd nageleefd worden. Notuleer in dat geval goed waarom de gemaakte beslissingen in het belang van de vennootschap niet konden worden uitgesteld tot na de Coronacrisis.

Hebt u vragen over vergaderen op afstand of stelt de Coronacrisis uw bedrijf voor andere uitdagingen? Ons team is beschikbaar voor al uw vragen.

delen op

Blijft u graag op de hoogte
van onze visie op advocatuur
en de actualiteit?
Geïnteresseerd in lezingen of studiedagen?

schrijf u in op onze nieuwsbrief

2020-03-25T16:24:19+00:00